Depuis début mars 2020, les habitudes changent à cause du confinement. Ceux qui le peuvent télé-travaillent, et continuent, en s’adaptant, de produire une grande partie du travail qu’ils effectuaient avant. Dès lors qu’on est équipé d’une ligne internet et d’un ordinateur, il suffit d’ajouter un peu de pragmatisme, d’organisation et de responsabilisation pour que cela se passe globalement bien.

Qu’en est-il de la formation, et en particulier de la formation Bureautique ?
Voici quelques extraits, quasiment chronologiques, de ma petite aventure de formateur indépendant.

On commence par tout annuler, c’est la « cata »

Les 15 premiers jours qui ont suivi le début du confinement, avalanche d’annulation des cours déjà prévus et calés dans les agendas, sur une période d’environ 6 à 8 semaines. Une vraie catastrophe : que cela soit avec mes clients historiques, directs ou indirects, tout le monde annule : « désolé, on verra plus tard, quand tout sera revenu à la normale ».

Après trois jours seulement, une école de commerce rebondit

Après 72 heures ouvrées, les premiers à se manifester sont une école de commerce très connue pour laquelle je suis chargé de cours en informatique sur divers sujets (Word, PowerPoint, Excel, Acces, Python) : Vous entendez bien. En trois jours, cette école a remis en place la quasi-totalité des cours dispensés avant la crise, aux jours et heures initialement prévus. Les cours sont délivrés grâce à la plate-forme Microsoft Teams, qui permet, assez simplement, de se retrouver dans une salle de cours virtuelle, d’avoir des conversations en vocal, en chat, de partager la vidéo, et qui plus est , de partager devant la classe n’importe quel écran d’élève qui serait en galère et aurait besoin d’aide (du prof ou de ses camarades, toutes les aides sont les bienvenues). Microsoft Teams permet aussi d’enregistrer la session de cours, qui restera ainsi accessible pour ceux qui voudraient en revoir des extraits, ou des étudiants absents, durant deux mois.

Me voilà en train de revisiter mes cours et de m’adapter à l’outil de Visio conférence afin d’être prêt lundi prochain, tout va très vite ! J’essaie d’imaginer ce que verra et ressentira l’étudiant de l’autre côté du miroir. Pas si simple ! Je commence alors à faire des tests avec ma famille, leur demandant de se transformer en étudiant d’un jour. Tout se passe bien, mais je manque d’informations, de signaux… je ne vois plus aucun visage, les micros sont par défaut fermés. Je suis obligé de m’y prendre autrement. Avec un groupe de 20 élèves, il devient primordial d’interroger, de faire participer, alternativement, ceux qui veulent, et parfois ceux qui n’ont pas envie. Au final, une expérience plutôt réussie, même si le média n’est pas le même, on parvient il me semble à un résultat tout à fait convenable.

La formation continue se réveille après

En formation continue, j’ai l’habitude, depuis plusieurs années, de préconiser des plans de formation avec une granularité en demi-journée. La solution de la formation Bureautique en classe virtuelle s’impose alors naturellement à moi, pour mes clients historiques, directs ou indirects.
Avec l’un d’entre eux, les discussions se concluent par la mise en place de cours à distance par modules de demi-journées, et la continuité des plans de formation déjà évalués et préconisés.

On me laisse le choix de l’outil. Je choisis Zoom qui me semble le plus adapté, avec un abonnement Pro qui me permet d’éviter les coupures après 40 minutes et d’adresser jusqu’à 100 personnes en même temps (qui peut le plus peut le moins !).

D’autres clients rejoignent cette idée, et l’un d’entre eux possédant déjà un compte Microsoft entreprise, choisit Teams pour dispenser les cours en ligne, qui s’impose aussi à moi comme un outil polyvalent. Le premier stage est délivré avec une thématique en demi-journée (mais encore une fois, j’ai vraiment l’habitude de former sur des périodes courtes).

Un peu de technique

Pour dispenser mes cours à distance, j’ai la chance d’utiliser un peu de matériel :

• Un ordinateur récent, dans un bureau confortable, au calme
• 3 écrans de travail qui me permettent de capter le maximum d’informations et d'être le plus possible à l'écoute, en exploitant plusieurs fenêtres, dont le "chat" en ligne
• Une caméra Haute définition Logitech C920 HD Pro
• Un micro Blue Yeti à condensateur et mode Cardioïde directionnel, 16 bits, 48 kHz
• Les logiciels nécessaires au partage et à l’animation, selon la demande (le plus souvent Teams ou Zoom).
  

La formation en classe virtuelle, finalement, c’est bien ou pas ?

Faisons un rapide compte-rendu. Et même si la masse de cours dispensée est encore un peu « courte », j’ai dépassé à les 30 heures de cours à distance dispensées, et des dizaines sont à venir. J’ai déjà une petite idée sur le sujet...

Problèmes de la première connexion

A la première connexion, il y aura toujours de petits problèmes techniques. Un micro ne sera pas branché, une caméra sera mal configurée, la gestion des fenêtres ne sera pas parfaitement fluide, etc. Cela est normal; Il en va de même pour tout nouvel environnement de travail à apréhender. C'est comme s'assoir à son nouveau bureau et chercher sa gomme : il faut un petit plus de temps que d'habitude pour la trouver :)

Un temps d’adaptation d’environ 3 heures

Il faut environ un cours d’une demi-journée pour que les stagiaires apprivoisent leur logiciel de formation à distance, quel qu’il soit. Mais cela est normal, il en va de même pour n’importe quelle nouvelle interface « utilisateur ».

Le formateur est parfois aveugle, mais pas sourd !

Le formateur a moins d’informations lui permettant d’être réactif et adaptatif (si les caméras sont off pour optimiser les flux, le formateur ne voit pas le visage des stagiaires, leur attitude). Le formateur doit donc repenser une partie de ses interactions et sa pédagogie. Il me semble que le plus important est de modifier les rythmes des échanges et demander une participation plus soutenue des stagiaires, et plus fréquente. On pourrait même aller vers de petits bouts de « classe à l’envers ».

Un avantage inattendu des classes virtuelles

C’est bien sûr de pouvoir partager n’importe quel écran stagiaire devant toute la classe. Il est très intéressant de demander à un des participants de montrer ce qu’il a fait ou comment il a fait, et de faire réagir les autres, que la critique soit positive ou non. En cas de blocage, c’est aussi un excellent système qui permet au formateur de débloquer la situation, en demandant l’aides des autres stagiaires (ou pas), ce qui rend les interactions plus riches et plus fréquentes. Cette fonction est donc très appréciable selon moi : ou bien pour aider, ou bien pour demander aux stagiaires de s’aider entre eux (et ils seront ravis de le faire). Cela permet de garantir une meilleure continuité dans le « lien » de la session de travail.

Ma conclusion du match

Formation bureautique : 1   /   Coronavirus : 0.
A vous de raconter votre passage au distanciel :)

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